BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Peraktek Kerja Industri (PRAKERIN)
AJB BUMIPUTERA
1912 adalah perusahaan Asuransi Jiwa bersama milik bangsa yang pertama dan
tertua. Tidak seperti perusahaan berbentuk perseroan terbatas (PT) yang
kepemilikannya hanya oleh pemodal tertentu, sejak awal pendiriannya Bumiputera
sudah menganut sistem kepemilikan dan kepenguasaan yang unik, yakni bentuk pada
usaha “mutual” atau Usaha Bersama”. Semua pemegang polis adalah pemilik
perusahaan yang mempercayakan wakil-wakil mereka di Badan Perwakilan Anggota
(BPA) untuk mengawasi jalannya perusahaan.
Oleh karena itu
diperlukan adanya pengelolaan Sistem Administrasi Keuangan yang baik agar AJB
Bumiputera 1912 bisa terus berkembang dan tidak berhenti di tengah jalan karena
kekurangan mdal, sehingga bisa menguntungkan semua pihak sesuai dengan
tujuannya.
Untuk itu
penulis ingin mengetahui lebih mendalam cara mengelola administrasi keuangan,
sehingga penulis mengambil judul Sistem Administrasi Keuangan AJB Bumiputera
1912, khususnya Kantor AJB Bumiputera 1912 Tegal.
B. Tujuan Peraktik Kerja Industri
(Prakerin)
Adapun tujuan Peraktik Kerja
Industri (Prakerin) ialah sebagai berikut :
1.
Mengembangkan pengetahuan, sikap dan kemampuan serta menambah wawasan
siswa-siswi yang berkaitan dengan pelajaran yang telah diterima di sekolah.
2.
Melatih kerja dan pengamatan teknik-teknik yang diterapkan di tempat
Peraktek Kerja Industri (Prakerin) sesuai di bidang keahlian yang dimiliki.
3.
Membekali siswa-siswi dengan pengalaman yang sebenarnya dalam dunia kerja
serta meningkatakn episiensi proses pendidikan dan pelatihan kerja yang
berkualitas dan professional.
4.
Untuk mencari keselarasan ilmu yang telah didapat di sekolah dengan
kenyataan yang ada pada dunia usaha/industri.
C.
Manfaat Praktek Kerja Industri
1.
Menambah
pengetahuan serta pengalaman di dunia kerja
2.
Meningkatkan
kedisplinan dalam bekerja
3.
Mengembangkan
sikap profesionalisme dalam bekerja
4.
Menambah
wawasan tentang dunia kerja
D.
Alasan
Pemilihan Judul
Dalam menyusun Laporan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini, penulis
memilih judul Laporan Praktek Kerja Industri di “Sistem Administrasi Keuangan AJB Bumiputera 1912 Tegal” dengan alasan pekerjaan yang kami pelajari AJB
Bumiputera 1912 Tegal mengenai sistem administrasi keuangannya, dari bagaimana
cara pencatatannya, penggolongan, penyimpanan, juga persiapan yang dilakukan di
AJB Bumiputera 1912 itu sendiri.
Dari AJB Bumiputera 1912 Tegal penyusun menjadi tahu bagaimana lingkup
kerja diperusahaan asuransi dan menjadi tempat PRAKERIN yang menurut penyusun
sesuai dengan jurusan penyusun sendiri (AKUNTANSI) .
E.
Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data adalah cara-cara yang dapat
digunakan untuk mengumpulkan data. Beberapa metode yang
kami lakukan dalam mengumpulkan data yang kami perlukan, diantaranya :
1. Interview ( Wawancara)
Metode ini dilakukan
dengan wawancara / komunikasi langsung kepada karyawan/karyawati utamanya
kepada pembimbing kami di kantor/yang ada di perusahaan tersebut.
2. Praktek
Dengan praktek, penulis
dapat secara langsung melihat kenyataan yang terjadi pada perusahaan sehingga
dapat menarik suatu kesimpulan yang dibuat dalam bentuk laporan kegiatan.
3. Dokumentasi
Data dapat diperoleh
dengan cara melihat langsung bukti-bukti atau dokumen-dokumen yang telah ada dan terjadi di perusahaan
tersebut.
4. Observasi
Salah satu teknik
mengumpulkan data melalui pengamatan atau penelitian terhadap situasi dan
kondisi perusahaan yang menjadi sasaran laporan Keuangan AJB Bumiputera 1912
F.
Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Bab II Uraian
Umum DU/ DI
Bab III Uraian
Khusus
Bab IV Penutup
BAB II
URAIAN UMUM
GAMBARAN UMUM INSTANSI/PERUSAHAAN
A. Sejarah dan Perkembangan Instansi
AJB Bumiputera
1912 adalah Perusahaan Asuransi Jiwa Nasional milik bangsa Indonesia
yang pertama dan tertua. Didirikan pada tanggal 12 Februari 1912 di Magelang, Jawa
Tengah, dengan nama “Onderiingen Loven erzekering Maatsohapiy Georoe-georoe
Hindia Belanda” atau disingkat O.L.Mij.PGHB. perusahaan ini digagas dan
didirikan oleh Mas Ngabei Dwidjosewojo, seorang guru di Yogyakarta yang juga
sekretaris Boedi Oetomo sebuah organisasi yang mempelopori gerakan kebangkitan
nasional, 2 orang guru lainnya yaitu Mas Karto Hadi Soebroto dan Mas Adjimidojo
turut mendirikan usaha ini, masing-masing sebagai direktur dan bendahara.
Bersama R. Soepadmo dan M. Darmowidjojo, kelima pendiri yang juga anggota
O.L.Mij.PGHB ini menjadi pemegang polis yang pertama.
Bumiputera
memulai usahanya tanpa modal. Pembayaran premi pertama oleh kelima tokoh
tersebut dianggap sebagai modal awal perusahaan, dengan syarat uang
pertanggungan tidak akan dibayarkan kepada ahli waris pemegang polis yang
meninggal sebelum berjalan 3 tahun penuh. Para pengurus saat itu juga tidak
mengharapkan honoranium, sehingga mereka bekerja dengan sukarela.
Pada mulanya
perusahaan hanya melayani para guru sekolah Hindia Belanda, kemudian perusahaan
memperluaskan jaringan pelayanannya ke masyarakat umum, dan mengganti namanya
menjadi O.L.Mij Bumiputera, yang sekarang dikenal sebagai AJB Bumiputera 1912.
Pada tahun 1912,
perusahaan pindah ke Yogyakarta pada tahun 1934 perusahaan melebarkan sayapnya
dengan membuka cabang di Bandung, Jakarta, Surabaya, Palembang, Medan,
Pontianak, Banjarmasin dan Ujung Pandang. Dengan semakin berkembangnya AJB
Bumiputera 1912, maka pada tahun 1958 secara bertahap kantor pusat dipindahkan
ke Jakarta, dan pada tahun 1959 secara resmi kantor pusat AJB Bumiputera 1912
berdomisili di Jakarta.
Selama lebih
dari 9 dasawarsa, Bumiputera telah berhasil melewati berbagai rintangan yang
amat sulit, antara lain pada masa penjajahan, masa revolusi dan masa-masa
krisis ekonomi. Seperti sanering ditahin 1969 dan krisis moneter yang dimulai
pada pertengahan tahun 1977.
Salah satu
kekuatan Bumiputera adalah pada kepemilikan dan bentuk perusahaannya yang unik
dimana Bumiputera adalah satu-satunya perusahaan di Indonesia yang berbentuk
“mutual” atau “Usaha Bersama” artinya pemilik perusahaan adalah para pemegang
polis bukan pemegang saham. Jadi perusahaan tidak berbentuk PT atau koperasi,
ini dikarenakan premi yang diberikan kepada perusahaan sekaligus dianggap
sebagai modal. Badan Perwakilan Anggota yang merupakan perwakilan para pemegang
polis ikut serta menentukan garis-garis haluan perusahaan, memilih dan
mengangkat direksi dan ikut serta mengawasi jalannya perusahaan.
Kini, kantor
pusatnya di Jakarta, pengurus Bumiputera mengendalikan perusahaan yang
jaringannya tersebar diseluruh penjuru tanah air dan melakukan hubungan
internasional dengan rekan-rekan di Negara lain. Sekitar 2.900 karyawan, dan
23.000 agen,melayani lebih dari 5 juta pemegang polis dan peserta.
Pengurus juga mengendalikan kelompok usaha
Bumiputera yang terdiri dari anak-anak perusahaan, Asosiasi dan pernyataan,
antara lain :
v PT Bumida Bumiputera (Bumiputera Muda 1967 - Asuransi
Kerugian)
v PT Bank Bumiputera Indonesia (Perbankkan)
v PT Wisma Bumiputera (Properti)
v PT Mardi Mulyo (Penerbitan dan Pencetakan)
v PT Eurasia Wisata (Tour and Travel)
v PT Informatics (Teknologi Informasi)
v PT Bumiputera WHMC Wiyata Hospitality Management
Center (Perhotelan : Bumi wiyata Hotel – Depok, Hyatt Regency, Surabaya)
v PT Bumiputera Mitrasarana (Jasa Konstruksi)
v PT Bumiputera Capital Indonesia (Securitas)
v Yayasan Dharma Bumiputera (Pendidikan : STIE Dharma
Bumiputera)
v Yayasan Bumiputera Sejahtera (Penegelola Kesejahteraan
karyawan)
v Dana Pensiun Bumiputera (Pengelola dana pensiun
karyawan)
Asosiasi/Penyertaan
v PT Bumiputera BOT Finance (Leacing dan Financing)
v PT Kyoqi Medical Centre (Medical Check
VP)
v PT Jhon Hancok Indonesia
v PT Maskapai Reasuransi Indonesia
Diabad ke-21 ini, dalam kiprahnya membangun bangsa ditengah arus globalisasi
sekaligus mewujudkan cita-cita idealisme para pendiri AJB Bumiputera 1912,
dibenak dan dihati para pemegang polis serta masyarakat Indonesia ingin selalu
berada dan menjadi Asuransinya Bangsa Indonesia.
B. Struktur Organisasi
Struktur
Organisasi adalah bentuk dari kerangka-kerangka yang menunjukan hubungan antara
pegawai atau pekerja dengan pemimpin dalam bidang kerja sehingga dapat
diketahui tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab masing-masing sehingga
tujuan yang telah direncanakan dapat terlaksana.
STRUKTUR
ORGANISASI KANTOR CABANG
STRUKTUR
ORGANISASI AJB BUMIPUTERA 1912
KANTOR
OPERASIONAL TEGAL
C. Jenis-jenis Pekerjaan Menurut Pembagian Tugas
Berikut ini
merupakan tugas dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan yang ada di AJB
Bumiputera 1912 Tegal.
1.
Pemimpin Operasional
Tugas dan tanggung jawabnya :
a. Bertanggung jawab atas
terciptanya TOA
b. Bertanggung jawab atas tertib
mekanisme dan tata kerja dikantor
c. Bertanggung jawab atas
terpeliharanya aset-aset perusahaan dikantor
d. Bertanggung jawab atas
terpeliharanya administrasi dan keuangan
2.
Kepala Unit Administrasi dan Keuangan (KUAK)
Tugas dan tanggung jawabnya :
a. Bertanggung
jawab atas terselenggaranya administrasi keuangan
b. Bertanggung
jawab atas terselenggaranya tertib pelaksanaan peraturan
perusahaan
c. Bertanggung
jawab atas terjaminnya keamanan aset-aset perusahaan di
wilayah
kantor
d. Bertanggung jawab atas tertib pelaksanaan
konservasi dan himpunan dana
Fungsi
utamanya :
- Membantu
KC dalam pengelolaan administrasi dan keuangan di Kantor
Cabang
utama/kantor.
3.
Agen Koordinator (AK)
a. Mengenali dan membagi Blok kepada agen
b. Memberikan
instruksi dan panduan kepada agen tentang tata cara
pemasaran
produksi asuransi
c. Membuat agen untuk menyimpulkan hasil
faitinding dan perumusan solusi
4.
Kepala Unit Operasional (KUO)
a. Bertanggung
jawab atas terciptanya hasil TOA tingkat unit
b. Bertanggung
jawab atas administrasi dan keuangan
c. Bertanggung
jawab atas terciptanya citra perusahaan
5.
Kasir
a. Menerima setoran
premi asuransi dari agen
b. Menerima, merekap,
dan mengentri semua dokumen yang masuk
c. Mengarsip semua
dokumen yang masuk secara tetap berdasarkan nomor
d. Mengirim semua
copy dokumen ke KPIW DIY, Jawa Tengah.
6.
Dinas Dalam (DD)
Dinas Dalam dibagi menjadi 2 :
a. Dinas Dalam bagian klaim
Ø Membuat kuitansi pembayaran premi
Ø Membuat surat klaim
Ø Membuat DSP
b. Dinas Dalam bagian Premi
Ø Membuat SP
Ø Mengurus pinjaman polis yang diajukan oleh nasabah
Ø Menghitung besarnya premi asuransi
7.
Agen Blok (AB)
a. Dapat melakukan perencanaan
dan pengaturan pekerjaan
b. Memberikan pelayanan kepada
pemegang polis
c. Dapat melakukan pelayanan
penagihan premi
d. Dapat melakukan persyaratan
perkembangan pasar
BAB III
URAIAN KHUSUS
A. Pengertian Sistem
Sistem yaitu
suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk
memudahkan aliran informasi, materi atau energi.
1.
Pengertian Administrasi Keuangan
Administrasi Keuangan adalah kegiatan yang berkenaan
dengan pencatatan, penggolongan, pengolahan, penyimpanan, pengarsipan terhadap
seluruh kekayaan perusahaan.
2.
Asuransi
Asuransi adalah sebuah perjanjian hukum antara
perusahaan asuransi dengan pihakyang menggunakan asuransi. Pihak yang
menggunakan asuransi ini adalah orang-orang yang mempunyai resiko yang sama dan
sepakat untuk menunjuk perusahaan asuransi untuk mengcofer resiko yang
sewaktu-waktu bisa timbul dalam hidup mereka.
Dokumen yang digunakan
1.
Surat permintaan
(SP) yang telah diisi oleh agen berdasarkan data calon pemegang polis
2.
Kwitansi
pembayaran premi pertama dari AB
3.
PP07 dan yang
dibuat oleh DD bagian Premi
4.
Voucher yang
dibuat oleh kasir sebagai lampiran dokumen-dokumen lainnya
Jaringan prosedur yang membentuk sistem
1. Penerimaan Order dari Pelanggan
Ø Agen Blok menawarkan produk asuransi kepada masyarakat
di wilayah bloknya dengan memberikan pengetahuan tentang produk asuransi yang
ditawarkan.
Ø Agen Blok menerima permintaan polis dari masyarakat
membutuhkan jasa asuransi.
2. Persetujuan Permintaan Polis
Ø Agen Blok mengajukan permintaan polis dari masyarakat
kepada DD bagian Premi, kemudian oleh DD bagian premi direkap setelah disetujui
oleh KC dientri sehingga dihasilkan SP.
3. Peneriman Kas
B. Uraian Persiapan kerja
Persiapan awal
semua pegawai masuk jam kerja pukul 07.30 yang dilakukan setiap hari dan
menjaga kedisiplinan pegawai.
a.
Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan
Ø Bolpoin
Ø Tippex
Ø Stempel
Ø Steples
Ø Kertas
Ø Komputer
C. Uraian Proses Kerja
1.
Agen Blok
Ø Agen Blok mengambil kwitansi premi pertama dari DD
kemudian diserahkan kepada nasabah sebagai bukti pembayaran angsuran premi.
Ø Agen Blok menyetorkan setoran premi kepada kasir
kemudian kasir mengecek dan menghitung uang dari agen blok apakah sudah sesuai
dengn kwitansi.
Ø Kasir mengentri data-data penyetoran angsuran premi
sehingga manghasilkan voucher
Ø Kasir menyerahkan dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan pengeluaran dan pemasukan uang kepada KUAK untuk dijadikan LBK dan
kemudian diarsip
2.
Agen Koordinator
Ø Menerima order dari nasabah setelah menawarkan jasa
asuransi kepada nasabah dan mendapat briking dari SKD
Ø Mengisi blangko SP
Ø Menyerahkan SP kepada DD bagian premi
Ø Menerima kwitansi pembayaran premi dari DD bagian
klaim
Ø Menyerahkan kwitansi pembayaran premi dan setoran uang
kepada kasir.
3.
DD bagian Produksi
Ø Menerima SP dari Agen Blok
Ø Mengecek SP apakah memenuhi syarat apa tidak
Ø Mengentri SP yang sudah dicek kemudian diserahkan
kepada DD bagian klaim.
Ø Menerima SP dari DD bagian premi
Ø Membuat kwitansi pembayaran PP kepada Agen
Ø Menyerahkan SP kepada kasir.
4.
Kasir
Ø Menerima SP dari DD bagian premi
Ø Menerima kwitansi pembayaran premi dari Agen
Ø Merekap dan mengentri semua dokumen yang diterima dari
DD bagian premi dan AB menjadi PP07 rangkap 3 dan Voucher yang diserahkan
kepada :
v Lembar 1 untuk agen
v Lembar 2 + voucher diserahkan kepada KUAK untuk
diarsip
v Lembar 3 + kwitansi PP untuk KPIW DIY, Jawa Tengah.
5.
KUAK
Ø Menerima PP07 + voucher dari kasir kemudian diarsip
Ø Mengentri PP07 menjadi LBK
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
1.
Asuransi Jiwa Bersama Bumiputera 1912 berdiri tanggal 12 Februari 1912
merupakan salah satu badan usaha yang bergerak dalam bidang asuransi. Adapun
tujuan utama dari perusahaan AJB Bumiputera 1912 Tegal adalah memberikan
kepuasan kepada para pemegang polis sebagai bentuk usaha bersama maka AJB
Bumiputera 1912 Tegal memberikan laba kepada para pemegang polis yang
dibayarkan sebagai tambahan uang pertangguhan setelah jatuh tempo masa asuransi.
2.
Sedangkan sebagai timbal baliknya, maka nasabah wajib membayar sejumlah
uang kepada perusahaan asuransi yang disebut “premi” sehingga dalam perusahaan
asuransi terjadi perputaran uang.
3.
Setelah melakukan analisis terhadap Sistem Administrasi Keuangan AJB
Bumiputera 1912 Tegal maka kami dapat menyimpulkan bahwa proses yang dilakukan
pada saat sekarang ini terdapat hambatan karena terbatasnya efektifitas kerja
an fasilitas yang tersedia, misalnya dalam kegiatan administrasi dan pencatatan
data-data yang masuk bagian administrasi menggunakan komputer yang digunakan
oleh bagian kasir juga oleh petugas-petugas lainnya.
B. Saran dan Kesan terhadap Institusi tempat PRAKERIN
1. Saran
a. Pemasaran AJB Bumiputera 1912 Tegal memerlukan
tinjauan kembali terhadap sistem Administrasi Keuangan yang digunakan, sehingga
sistem tersebut dapat digunakan dan dapat lebih bermanfaat bagi kemajuan
perusahaan tersebut dimasa-masa yang akan datang.
b. Menambahkan fasilitas seperti komputer dan sebagainya
untuk memperlancar terhadap siswa yang PRAKERIN di AJB Bumiputera 1912,
terutama kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan komputer
2. Kesan
Setelah penyusun melaksanakan PRAKERIN
di kantor AJB Bumiputera 1912 Tegal selama 2 bulan penyusun mendapatkan
pengalaman dari para pegawai yang sangat ramah.
Selain itu keakraban yang terjalin oleh
para pegawai sangat kondusif sehingga dalam proses bekerja tidak merasa bosan
dalam menyelesaikan tugasnya.
C. Pendapat Tentang
Pelaksanaan PRAKERIN
Siswa-siswi SMK Al
Hikmah 2 Sirampog mendapat pengajaran teori dan praktek di sekolah mempelajari
segala pengetahuan yang mungkin dibutuhkan di dunia kerja.
Menurut kami
pelaksanaan PRAKERIN sangatlah baik dan positif. Karena dengan PRAKERIN
siswa-siswi SMK Al Hikmah 2 Sirampog bisa belajar langsung mengenal dunia kerja
yang nantinya akan menjadi dunia penyusun.
Untuk itu,
praktek PRAKERIN ini semoga bisa berlanjut arena dalam pelaksanaan PRAKERIN
kita bisa membenahi diri untuk mendapatkan kritik dan saran dari tempat
PRAKERIN. Penyusun mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
membantu, semoga laporan ini dapat bermanfaat bagi yang membacanya.